Récemment une amie - appelons-la Annie - m’a partagé une expérience édifiante.

Après dix années de services irréprochables au sein d’une grande entreprise française Annie s’est vue refuser une promotion largement méritée selon elle et nombre de ses collègues.

Face à cette injustice ressentie Annie a décidé de se “mettre à l’écoute du marché” et grâce à ses compétences dans un secteur stratégique a rapidement trouvé le poste de ses rêves au sein d’une entreprise dans un autre domaine d’activité.

Ayant posé sa démission dans les règles de l’art, Annie s’attendait à un “au revoir” cordial avec l’entreprise à laquelle elle avait tant donné.

Autant dire que la réaction de son ex-employeur pourtant très réputée en matière de bonnes pratiques marque employeur fut pour le moins… déplaisante : pressions en tous genres retards volontaires dans les démarches de conclusion du contrat de travail remarques assassines vaguement culpabilisatrices (“Tu nous laisses tomber...”) etc.

Ajouter de la toxicité à un processus de départ souvent pénible n'est pas la meilleure idée pour garder une bonne image employeur

Visiblement les émotions de certains managers face à la “trahison” que représente à leurs yeux un départ tel que celui de mon amie brouillent le jugement ou tout simplement leur professionnalisme.

En langage RH on appelle ça un offboarding complètement loupé !

En français offboarding the traduit littéralement par “débarquement” et en langage corporate par “désembauche” ou “processus de départ” mais je garderai la terminologie anglaise qui est la plus couramment utilisée.

Pour rappel l’offboarding désigne la procédure de séparation avec un collaborateur après une démission la fin d’un contrat (CDD intérim) ou un licenciement autre que pour une faute lourde. 

Bref, comment éviter un gâchis à tous les niveaux, tel qu'a connu Annie ?

Bonne nouvelle l’IA peut désormais prévenir (en partie) ce genre de situation catastrophique et bénéficier à tous les acteurs concernés.

Comment ? Voyons cela en détail.

Quels sont les cas d'usages de l'IA pour l'offboarding ?

1. Une gestion des accès sans friction

Automatisation de la révocation des accès : Lorsqu'un employé quitte une entreprise il est crucial de s'assurer qu'il ne puisse plus accéder aux systèmes et aux données de l'organisation. L'automatisation via l'IA permet de révoquer ces accès immédiatement et de manière sécurisée. Les bots peuvent désactiver les comptes utilisateurs et les accès à l'ensemble des systèmes de l'entreprise ce qui réduit le risque de failles de sécurité et de fuites de données.

Expiration des comptes : Une fois qu'un employé quitte l'organisation les bots peuvent s'assurer que tous ses comptes expirent correctement. Cela inclut la suppression des accès à des systèmes critiques l'arrêt des sessions actives et la modification des droits d'accès pour éviter tout accès non autorisé après le départ de l'employé.

2. La possibilité de capturer les entretiens de départ

Analyse des données des entretiens de départ : Les entretiens de départ sont une source précieuse de feedback pour les entreprises. L'IA peut capturer analyser et synthétiser les réponses des entretiens de départ pour identifier des tendances et des motifs communs parmi les retours des employés sortants. Cela permet aux entreprises de mieux comprendre les raisons des départs et d'apporter des améliorations ciblées à leurs pratiques de gestion des ressources humaines.

Anonymisation et stockage des données : Pour garantir la confidentialité et encourager les employés à s'exprimer librement l'IA peut anonymiser les réponses des entretiens de départ. Ces données anonymisées sont ensuite stockées dans un data lake pour une analyse future permettant aux entreprises de disposer d'une base de données riche en insights exploitables.

3. Une distribution de documents optimisée

Automatisation de la distribution de documents : Lorsqu'un employé quitte l'entreprise il doit recevoir plusieurs documents officiels tels que des certificats de travail des relevés de solde et d'autres informations administratives. L'IA peut automatiser la création et la distribution de ces documents garantissant qu'ils sont envoyés rapidement et sans erreur. Cette automatisation réduit la charge de travail des équipes RH et améliore l'efficacité du processus d'offboarding.

4. Un meilleur transfert de connaissances

Planification automatique des sessions de transfert de connaissances : Le départ d'un employé peut entraîner une perte de connaissances précieuses. Pour éviter cela l'IA peut organiser automatiquement des sessions de transfert de connaissances entre l'employé sortant et son remplaçant ou l'équipe restante. Ces sessions assurent que les informations critiques sont partagées de manière structurée ce qui permet une continuité des activités sans heurts et maintient la productivité de l'équipe.

Quels sont les avantages du point de vue du collaborateur ?

1. Une expérience de départ fluide

Réduction du stress administratif : L'IA permet d'automatiser de nombreuses tâches administratives associées au départ d'un employé telles que la gestion des documents et la révocation des accès. Cela rend le processus de départ plus rapide et moins stressant pour l'employé qui peut se concentrer sur la transition vers sa prochaine étape professionnelle sans être accablé par des démarches administratives complexes.

Soyons honnêtes : un offboarding se déroule rarement comme cela !

Clarté et transparence : Les processus automatisés fournissent aux employés une vision claire des étapes de leur départ. Ils savent exactement quels documents ils recevront et quelles actions sont nécessaires de leur part ce qui améliore leur perception de l'entreprise et réduit les frustrations liées à l'incertitude.

2. Un feedback solide avec amélioration continue

Entretiens de sortie automatisés : L'utilisation de l'IA pour mener des entretiens de sortie assure que chaque employé a l'opportunité de fournir un feedback constructif. Ces entretiens automatisés peuvent être réalisés à un moment opportun pour l'employé augmentant ainsi la probabilité de recevoir des réponses honnêtes et détaillées.

Suivi des employés sortants : Les systèmes d'IA peuvent envoyer des messages de suivi aux anciens employés pour maintenir une relation positive. Ces messages peuvent inclure des enquêtes de satisfaction post-départ ou des offres de réembauche ce qui montre que l'entreprise valorise ses anciens employés et souhaite rester en contact avec eux. Cela ouvre la porte à des réembauches potentielles et à des recommandations de qualité pour de nouveaux candidats.

Quels sont les avantages du point de vue de l’entreprise ?

1. Une sécurité renforcée

Réduction des risques de sécurité : En automatisant la révocation des accès et la gestion des comptes utilisateurs l'IA aide à prévenir les accès non autorisés et les potentielles fuites de données. Les bots peuvent s'assurer que toutes les informations sensibles sont sécurisées dès que l'employé quitte l'entreprise ce qui est essentiel pour maintenir l'intégrité des données de l'organisation.

Conformité légale : L'IA garantit que toutes les étapes légales et administratives du processus d'offboarding sont suivies correctement. Cela inclut la gestion des documents de départ et la conformité aux régulations en matière de protection des données. En réduisant le risque d'erreurs humaines l'IA aide les entreprises à éviter les litiges et les amendes pour non-conformité.

2. Des gains en efficacité et productivité

Gain de temps pour les RH : Les tâches répétitives et chronophages telles que la gestion des documents la planification des entretiens de départ et la révocation des accès peuvent être automatisées libérant ainsi le temps des équipes RH pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques. Cela inclut le soutien aux employés restants et l'amélioration de la culture d'entreprise.

Réduction des erreurs : L'automatisation réduit les erreurs humaines qui peuvent survenir lors du traitement manuel des départs. Cela inclut des erreurs dans les documents administratifs les paiements de solde et la gestion des actifs de l'entreprise. En minimisant ces erreurs l'entreprise évite des pertes financières et des complications administratives inutiles.

3. Amélioration des processus grâce aux feedbacks

Analyse des données des entretiens de sortie : L'IA fournit des insights précieux à partir des entretiens de départ permettant d'identifier et de corriger les problèmes internes récurrents. En analysant les feedbacks des employés sortants les entreprises peuvent identifier des tendances négatives comme un mauvais management ou des problèmes de culture d'entreprise et prendre des mesures correctives pour améliorer la rétention des employés.

Optimisation continue : Les entreprises peuvent adapter leurs politiques et leurs processus en fonction des feedbacks reçus. Cela crée un environnement de travail plus attractif et satisfaisant pour les futurs employés améliorant ainsi l'engagement et la satisfaction au travail. Par exemple si les feedbacks révèlent que les employés quittent en raison d'un manque de flexibilité ou de possibilités de développement professionnel l'entreprise peut ajuster ses politiques pour mieux répondre à ces besoins.

L'intégration de l'IA dans le processus d'offboarding apporte des avantages significatifs tant pour les collaborateurs que pour les entreprises.

L'automatisation améliore la sécurité l'efficacité et la conformité tout en offrant aux employés une expérience de départ plus fluide et moins stressante… à l’inverse de celle vécue par Annie.

Grâce à des analyses approfondies des feedbacks des employés sortants les entreprises peuvent continuellement optimiser leurs pratiques de gestion des ressources humaines favorisant ainsi une culture d'entreprise positive et engagée.