Comment se déroule l’intégration d’un nouvel employé au sein d’une entreprise ?
Vous pensiez peut-être que l’étape de pré-embauche devait être négligée et que le salarié était mis dans le « bain » dès le premier jour !
Certes, cela peut arriver, mais en réalité, c'est rarement le cas. Le principe de l'onboarding consiste à ce que les employeurs forment les nouveaux employés pendant plusieurs mois afin de les familiariser avec l'entreprise, leur poste et surtout la culture d'entreprise.
D'après une étude menée par LinkedIn, les entreprises constatent qu'il y a une augmentation de 54 % de la productivité de leurs nouvelles recrues grâce à l'onboarding.
Bien que ce processus soit long, en quoi l’onboarding constitue-t-il un facteur clé de succès pour une entreprise ?
Comment l'IA générative peut-elle vous aider à mettre en place un onboarding personnalisé ?
Pour le savoir, montez à bord !
Que sont le pré-onboarding et l'onboarding ?
1- Qu'est-ce que le pré-onboarding ?
Le pré-onboarding est comme une phase préparatoire avant l’intégration du nouvel employé.
C’est le point de départ entre la signature de la promesse d’embauche ou du contrat de travail jusqu’à la date de début du nouvel emploi.
a) Qui se charge du pré-onboarding ?
Les personnes qui prennent en charge les nouveaux arrivants sont en général des office manager, responsable RH ou des superviseurs.
Les échanges commencent généralement par mail ou par téléphone avant l'arrivée du nouvel employé.
b)Quand faire du pré-onboarding ?
Cela dépend du temps qui s'écoule entre la signature du contrat et la date de début de votre nouvel emploi.
L'intégration est un processus plus complexe et plus complet, qui peut s'étendre sur plusieurs mois.
Il n’existe pas vraiment de règle stricte imposée au sein des entreprises si ce n’est environ 2 voire 3 mois c'est-à-dire la durée de la période d'essai.
En tout cas, le pré-onboarding est un processus qui se déroule à partir du moment où le contrat de travail est signé jusqu'au premier jour du nouveau salarié.
2- Qu'est-ce que l'onboarding ?
L'Onboarding se définit comme le processus RH qui favorise l’intégration des nouveaux arrivants au sein de l’entreprise.
Il commence dès le premier jour de travail et a un double objectif : assurer l'intégration culturelle et sociale et l'établissement de bonnes relations.
Ce phénomène aide à fournir toutes les informations et les compétences nécessaires pour devenir un membre productif de l'équipe.
a) Qui se charge de l'onboarding ?
La prise en charge n’est pas forcément gérée par l’employeur ou par des responsables RH. On retrouve par exemple des managers d'équipe ou des responsables marketing.
Ce principe de mentorat peut également être assuré par des collaborateurs qui n’ont pas forcément une supériorité hiérarchique vis-à-vis du nouvel employé.
Toutes ces personnes contribuent à la mise en place de l'onboarding en présentant au nouvel employé différents aspects de l'entreprise.
b)Quand faire de l'onboarding ?
Des professionnels en ressources humaines recommandent une durée de 90 jours tandis que d’autres préconisent jusqu’à 1 an.
L’objectif est de s’assurer que les employés disposent des ressources nécessaires afin de mieux connaître leur entreprise et de se sentir plus à l’aise dans leur nouveau poste.
De nombreuses organisations ont un processus d'onboarding qui ne dure qu’un mois ou quelques semaines.
Le risque serait d’amener les employés à se sentir dépassés par leurs nouvelles responsabilités et donc leur mauvaise intégration au reste de l’équipe.
Il est important d’être minutieux dans ce processus afin de maximiser l’engagement des nouveaux employés et de minimiser le turnover.
Pourquoi le processus d'onboarding est-il important ?
L’onboarding est crucial, car il permet aux employés de se familiariser avec leur rôle, la philosophie de l'entreprise et ce qu'elle a à offrir.
Il permet également d'impliquer les employés, de créer des travailleurs engagés dans la réussite de l'entreprise et de retenir les nouvelles recrues en leur donnant le sentiment d'être un membre de l'équipe.
Selon une enquête menée par Careerbuilder et Silkroad Technology, 9 %, soit presque 1 personne sur 10, ont quitté une entreprise en raison d'une mauvaise expérience onboarding.
De plus, 37 % des employés ont déclaré que leur responsable n'avait pas joué un rôle essentiel dans le soutien de leur expérience d’onboarding.
C'est en l'absence de procédures d’onboarding appropriées que le turnover du personnel et la perte de productivité augmentent.
Cette diminution de l'engagement des employés coûte aux entreprises des sommes considérables chaque année.
À titre d'exemple, 45 % des démissions ont lieu la première année en raison d'un onboarding raté et qui, par conséquent, peut coûter environ 7000 € voire plus à l'entreprise.
Les entreprises doivent ainsi s’efforcer de créer une continuité et une cohérence entre les processus de pré-onboarding et de onboarding. Cela permettra de faciliter le parcours des nouveaux employés.
Les employés ayant vécu une expérience négative lors de leur embauche sont deux fois plus susceptibles de chercher d'autres opportunités dans un avenir proche.
Ce mauvais processus d'onboarding est un facteur important de "mauvaise embauche" qui ne doit pas être négligé.
En effet, les organisations qui ont un processus d'intégration solide améliorent la rétention des nouveaux employés de 82% d'après un rapport de Glassdor en 2015.
Les nouvelles recrues reçoivent les connaissances, la formation et le soutien dont elles ont besoin pour devenir des membres productifs de l'équipe.
L'onboarding permet également d'acclimater, d'engager et de retenir les employés.
Cette acclimatation les aide à se familiariser avec les attentes de l'entreprise ainsi qu'avec ses ressources.
Les employés impliqués sont plus productifs et ont plus de chances de rester dans l'entreprise, car ils se soucient des objectifs de performance et veulent que l'entreprise réussisse.
45 % des démissions ont lieu la première année en raison d'un onboarding raté.
Comment optimiser l'onboarding des nouveaux talents grâce à l'IA générative ?
L'impact de l'IA générative sur l'optimisation de l'onboarding est immense et prometteur, notamment grâce à des outils avancés comme ceux proposés par OpenAI, créateur de ChatGPT-4.
La familiarisation avec l'entreprise, un des piliers fondamentaux de l'onboarding, est grandement facilitée par l'IA.
Grâce à des bots conversationnels ou des interfaces personnalisées, les nouveaux employés peuvent rapidement accéder à des informations pratiques essentielles : mieux connaître leurs collègues et comprendre l'organigramme de l'entreprise, localiser les différents services comme le réfectoire ou le service IT, et obtenir des réponses instantanées à leurs questions sur les procédures internes... sans avoir à éplucher un long document pdf ou même un wiki d'entreprise.
Ces informations sont disponibles 24/7, ce qui permet aux employés de se sentir intégrés et soutenus dès le premier jour.
En ce qui concerne le poste en lui-même, l'IA générative joue un rôle crucial dans la détection des besoins en formation.
Elle analyse les compétences des nouveaux employés et identifie les formations nécessaires, qu'il s'agisse de l'utilisation de logiciels spécifiques ou de l'adoption de nouveaux processus, propres à votre organisation.
L'accompagnement devient alors personnalisé, avec des recommandations précises basées sur les profils des employés et les exigences de leurs postes.
ChatGPT-4, notamment dans sa dernière version "omni", par exemple, peut non seulement fournir des tutoriels et des guides interactifs mais aussi simuler des scénarios pratiques pour une formation immersive.
La culture d'entreprise, souvent perçue comme intangible, devient accessible et compréhensible grâce à l'IA.
En s'appuyant sur des principes comme le "Why" cher à Simon Sinek, l'IA générative aide les employés à saisir le sens et les valeurs de l'entreprise.
L'IA générative peut également diffuser des vidéos inspirantes, des témoignages de leaders et les do's et dont's à suivre (en bon français, les choses à faire et les choses à éviter dans une entreprise).
De plus, elle peut animer des sessions interactives sur l'histoire de l'entreprise, ses réussites, et ses rituels internes, renforçant ainsi le sentiment d'appartenance.
Grâce à la capacité de l'IA générative à constituer une base d'informations complète et constamment mise à jour, toutes ces informations deviennent facilement accessibles.
Un bot ou un boîtier personnalisé devient l'assistant indispensable de chaque nouvel employé, offrant une expérience d'onboarding fluide et enrichissante.
Avec ChatGPT-4 déjà en mesure de proposer ces fonctionnalités, l'accélération de ce processus est inévitable, transformant l'onboarding en une expérience dynamique, interactive et parfaitement alignée avec les besoins des employés et les objectifs de l'entreprise.
Le processus d’onboarding est bien plus qu'une tasse de bienvenue et une visite des bureaux.
Les entreprises et les équipes RH sont chargées d'une longue liste de tâches avant même que le nouvel employé n'ait mis un pied dans les locaux.
Heureusement, l'IA générative va permettre à ces équipes d'augmenter considérablement l'impact de leur travail !
