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L'importance de l'onboarding en recrutement

Comment se déroule l’intégration d’un nouvel employé au sein d’une entreprise ?

Vous pensiez peut-être que l’étape de pré-embauche devait être négligée et que le salarié était mis dans le « bain » dès le premier jour !

Et bien détrompez-vous. Le principe de l'onboarding consiste à ce que les employeurs forment les nouveaux employés pendant plusieurs mois afin de les familiariser avec l'entreprise et leurs postes.

D'après une étude menée par LinkedIn en 2019, les entreprises constatent qu'il y a une augmentation de 54 % de la productivité de leurs nouvelles recrues grâce à l'onboarding.

Bien que ce processus soit long, en quoi l’onboarding constitue-t-il un facteur clé de succès pour une entreprise ?

Que sont le pré-onboarding et l'onboarding ? 

1- Qu'est-ce que le pré-onboarding ? 

Le pré-onboarding est comme une phase préparatoire avant l’intégration du nouvel employé. 

C’est le point de départ entre la signature de la promesse d’embauche ou du contrat de travail jusqu’à la date de début du nouvel emploi.

a) Qui se charge du pré-onboarding ? 

Les personnes qui prennent en charge les nouveaux arrivants sont en général des office manager, responsable RH ou des superviseurs. 

Les échanges commencent généralement par mail ou par téléphone avant l'arrivée du nouvel employé. 

b)Quand faire du pré-onboarding ?

Cela dépend du temps qui s'écoule entre la signature du contrat et la date de début de votre nouvel emploi.

L'intégration est un processus plus complexe et plus complet, qui peut s'étendre sur plusieurs mois.

Il n’existe pas vraiment de règle stricte imposée au sein des entreprises si ce n’est environ 2 voire 3 mois c'est-à-dire la durée de la période d'essai.  

En tout cas, le pré-onboarding est un processus qui se déroule à partir du moment où le contrat de travail est signé jusqu'au premier jour du nouveau salarié.

2- Qu'est-ce que l'onboarding ? 

L'Onboarding se définit comme le processus RH qui favorise l’intégration des nouveaux arrivants au sein de l’entreprise.

Il commence dès le premier jour de travail et a un double objectif : assurer l'intégration culturelle et sociale et l'établissement de bonnes relations

Ce phénomène aide à fournir toutes les informations et les compétences nécessaires pour devenir un membre productif de l'équipe.

a) Qui se charge de l'onboarding ?

La prise en charge n’est pas forcément gérée par l’employeur ou par des responsables RH. On retrouve par exemple des managers d'équipe ou des responsables marketing.  

Ce principe de mentorat peut également être assuré par des collaborateurs qui n’ont pas forcément une supériorité hiérarchique vis-à-vis du nouvel employé. 

Toutes ces personnes contribuent à la mise en place de l'onboarding en présentant au nouvel employé différents aspects de l'entreprise.

b)Quand faire de l'onboarding ?

Des professionnels en ressources humaines recommandent une durée de 90 jours tandis que d’autres préconisent jusqu’à 1 an.

L’objectif est de s’assurer que les employés disposent des ressources nécessaires afin de mieux connaître leur entreprise et de se sentir plus à l’aise dans leur nouveau poste.

De nombreuses organisations ont un processus d'onboarding qui ne dure qu’un mois ou quelques semaines.

Le risque serait d’amener les employés à se sentir dépassés par leurs nouvelles responsabilités et donc leur mauvaise intégration au reste de l’équipe.

Il est important d’être minutieux dans ce processus afin de maximiser l’engagement des nouveaux employés et de minimiser le turnover

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Pourquoi  le processus d'onboarding est-il important ? 

L’onboarding est important, car il permet aux employés de se familiariser avec leur rôle, la philosophie de l'entreprise et ce qu'elle a à offrir. 

Il permet également d'impliquer les employés, de créer des travailleurs engagés dans la réussite de l'entreprise et de retenir les nouvelles recrues en leur donnant le sentiment d'être un membre de l'équipe. 

Selon une enquête menée par Careerbuilder et Silkroad Technology, 9 %, soit presque 1 personne sur 10, ont quitté une entreprise en raison d'une mauvaise expérience onboarding.

De plus, 37 % des employés ont déclaré que leur responsable n'avait pas joué un rôle essentiel dans le soutien de leur expérience d’onboarding.

C'est en l'absence de procédures d’onboarding appropriées que le turnover du personnel et la perte de productivité augmentent.

Cette diminution de l'engagement des employés coûte aux entreprises des sommes considérables chaque année.

À titre d'exemple, 45 % des démissions ont lieu la première année en raison d'un onboarding raté et qui, par conséquent, peut coûter environ 7000 € voire plus à l'entreprise.

Les entreprises doivent ainsi s’efforcer de créer une continuité et une cohérence entre les processus de pré-onboarding et de onboarding. Cela permettra de faciliter le parcours des nouveaux employés.

Les employés ayant vécu une expérience négative lors de leur embauche sont deux fois plus susceptibles de chercher d'autres opportunités dans un avenir proche.

Ce mauvais processus d'onboarding est un facteur important de "mauvaise embauche" qui ne doit pas être négligé.

En effet, les organisations qui ont un processus d'intégration solide améliorent la rétention des nouveaux employés de 82% d'après un rapport de Glassdor en 2015.

Les nouvelles recrues reçoivent les connaissances, la formation et le soutien dont elles ont besoin pour devenir des membres productifs de l'équipe. 

L'onboarding permet également d'acclimater, d'engager et de retenir les employés.

Cette acclimatation les aide à se familiariser avec les attentes de l'entreprise ainsi qu'avec ses ressources. 

Les employés impliqués sont plus productifs et ont plus de chances de rester dans l'entreprise, car ils se soucient des objectifs de performance et veulent que l'entreprise réussisse.

45 % des démissions ont lieu la première année en raison d'un onboarding raté 45 % des démissions ont lieu la première année en raison d'un onboarding raté.

Comment optimiser l'onboarding des nouveaux talents ? 

Durant la phase du pré-onboarding, la gestion des interactions sociales avec le futur collaborateur est indispensable pour qu'il se sente intégré à l'équipe avant même de démarrer son nouveau poste. 

Gardez un échange régulier par mail ou par téléphone avec votre futur collaborateur en lui énonçant le programme d'accueil qui lui sera réservé lors de son premier jour.

Tout d'abord, l'entreprise peut prévoir de diffuser un message de bienvenue et faire une présentation du candidat auprès de l’équipe déjà établie.

Si besoin, une anticipation sur les besoins matériels ou immatériels (logiciels de travail) sera nécessaire afin que les nouveaux membres puissent être opérationnels dans leur futur fonction.

De plus, l'entreprise aura tout intérêt à donner aux nouveaux membres recrutés l'accès aux outils de communication interne dès que possible.

Le but étant qu'ils puissent rencontrer leurs nouveaux collègues et se faire une idée des activités existantes et de la culture d'entreprise de la société. 

À distance ou sur place, les employés peuvent se familiariser rapidement avec les interactions sociales de l'entreprise et se faire une idée de l'environnement quotidien grâce aux plateformes de communication avant leur premier jour.

Parmi les préconisations utiles pouvant renforcer les interactions sociales, une organisation de journée sports ou de brunch à la cantine de la société peut être l'occasion de renforcer l'esprit Team Building !

Les 90 premiers jours sont essentiels à la fidélisation à long terme d'un employé dans votre entreprise. 

Avec un onboarding de qualité, le turnover est maintenu à faible niveau et les employés participent aux objectifs de votre entreprise avec une meilleure détermination.

Durant de la phase d'onboarding, il sera essentiel de veiller à la bonne intégration du nouvel employé afin de le conforter dans son choix de projet professionnel.

Bien sûr, il est impératif d'éviter une démission trop rapide d’un salarié insatisfait.

La satisfaction et la fidélisation du nouveau salarié seront des objectifs majeurs tout au long de ce processus.

Cela impliquera davantage le collaborateur au sein de l’entreprise ce qui réduira les coûts et le temps consacrés au recrutement.

Pour rester toujours plus attrayante, l’entreprise doit renvoyer une image positive et convaincante de sa Marque Employeur.

Une ambiance saine de travail favorise la productivité et la motivation de l'ensemble de l'équipe. 

CTA Audit LSA

Pour finir, nous pouvons constater que le processus d’onboarding est bien plus qu'une tasse de bienvenue et une visite des bureaux.

Les entreprises et les équipes RH sont chargées d'une longue liste de tâches avant même que le nouvel employé n'ait mis un pied dans les locaux. 

Elles sont censées maintenir la dynamique positive pendant les années à venir avant de passer sur un autre processus qu’est le offboarding.

Themen: Inbound Recruiting, Social Recruiting, Grande Démission