Pourquoi un CRM peut-il s'avérer très utile dans une stratégie de recrutement ?

En quoi est-ce différent d'un ATS ?

Voici des questions que vous ne vous posez peut-être pas (encore) mais qui seront vraisemblablement déterminantes dans les années qui viennent !Dans le monde du recrutement, le débat entre CRM et ATS ne fait que commencer et il est important de bien comprendre ses enjeux.

Précisons d'emblée qu'aucun outil, aussi performant soit-il, ne permettra de résoudre d'un coup de baguette magique vos problèmes de recrutement.
Mais acquérir et utiliser le bon software, peut en revanche vous permettre de gagner nettement en efficacité, tout en réduisant vos coûts.

ATS ou CRM : quel système est le meilleur pour optimiser votre recrutement ?

ATS vs CRM : de quoi parle-t-on ?

Fidèles lecteurs du blog de La Super Agence et professionnels accomplis, il est vraisemblable que vous n'ayez nullement besoin d'une définition d'un ATS ou d'un CRM. 

Néanmoins, par commodité et pour que nous puissions bien parler des mêmes choses, voici un petit rappel :

Un CRM sert à l'Inbound Recruiting avant le candidat postule, l'ATS sert au recrutement après que le candidat postule

Un ATS (ou Applicant Tracking System) est un système permettant de suivre le parcours des postulants à une offre d'emploi. Grâce à lui, il est possible d'avoir une vue sur l'ensemble du processus de recrutement, et d'enregistrer les demandes des candidats. L'ATS est l'outil traditionnel du recruteur. 

Un CRM (ou Customer Relationship Management) sert, comme son nom l'indique, à gérer la relation avec le client pour le fidéliser et augmenter le chiffre d'affaires ou la marge réalisée avec lui. Dans le domaine du recrutement, un CRM vise à gérer la relation candidat, à entretenir des relations avec lui et à l'intégrer à un vivier de talents.

Hubspot, un exemple de CRM de recrutement

Autrement dit, l'ATS est un outil de workflow et de conformité tandis que le CRM est un "écosystème" des candidats (passifs et actifs), ainsi que de ceux qui ont déjà postulé chez vous dans le passé. Le CRM de recrutement agit comme un centre de renseignement sur les talents que vous pouvez acquérir.

Pour l'instant, l'ATS est prépondérant, mais certains spécialistes estiment que, dans quelques années, le CRM pourrait représenter plus de 60% des systèmes de gestion des candidats.

De quoi faire réfléchir, n'est-ce pas ?

Les limites de l'ATS

Beaucoup pensent qu'ils n'ont pas besoin d'un CRM de recrutement dans la mesure où ils disposent déjà d'un ATS.

En réalité, les possibilités des outils de gestion des candidatures sont loin d'égaler celle d'un outil de GRC (gestion de la relation client).

Trois raisons principales à cela :

1 - La multiplication (insensée) du nombre de champs à remplir

Dans la "logique" d'un ATS, il faut demander un maximum d'information au postulant, quand bien même seule une fraction de ces données sera vraiment utilisée. Cela risque-t-il d'en décourager certains ?

Peu importe, car "seuls les plus motivés iront au bout". Cette approche de type "parcours du combattant" est totalement à l'inverse de celle prônée par les marketeurs, qui cherchent eux à "dérouler le tapis rouge".

Devinez laquelle est la plus efficace ?

2 - Une base de données non segmentée

Dans la plupart des cas, il est littéralement impossible pour un recruteur d'utiliser correctement une base de données d'un ATS en l'absence de fonction filtre adaptée.

A quelques exceptions près, les logiciels de recrutement ne permettent pas de créer des métadonnées, contrairement aux CRM qui intègrent systématiquement cette fonction.

3 - L'impossibilité de mesurer l'engagement des candidats

Du point de vue d'un ATS, toutes les candidatures se valent, car l'essentiel de l'information est fournie par le candidat lui-même (y compris à travers son CV).

Impossible de mesurer le niveau d'engagement ou le type de relation qu'entretient le candidat avec l'entreprise : Vient-il souvent consulter les annonces ? Quel type d'information l'intéresse le plus ? Ouvre-t-il régulièrement  (ou jamais) les emails que vous lui envoyez ?

Un ATS passe au travers quand un CRM permet de le savoir. 

Un CRM de recrutement permet d'en savoir davantage sur les candidats passifs

Comment savoir si vous avez besoin d'un CRM de recrutement ?

Pour savoir si le recours à un outil spécifique de "gestion de la relation candidat" est une nécessité pour votre organisation, voici quelques questions pour vous orienter. 

1 - Pratiquez-vous un sourcing de vos candidats ?

L'ATS n'est qu'un outil réactif qui ne sert à traiter que les candidats qui ont postulé. Il est donc totalement inutile pour le sourcing.

Au contraire, un bon CRM permet d'entreprendre une démarche proactive, de cibler les candidats potentiels et de créer des relations avec eux. 

2 - Votre équipe utilise-t-elle des feuilles de calcul Excel pour gérer les données des candidats ?

Il n'est pas rare de voir des entreprises dépenser des dizaines de milliers d'euros dans un ATS et avoir une équipe de recrutement "assurer" le suivi des candidats avec un tableur Excel, des post-it collés sur le mur et des rappels de tâches sur Outlook.

Quelle ironie, n'est-ce pas ?

Un CRM de recrutement permet précisément d'éviter ce genre de situation. 

3 - Employez-vous plus d'un recruteur ?

"Aucun homme n'est une île" - John Donne

Un recruteur travaillant en solo est capable d'assurer un suivi correct à partir d'un logiciel de recrutement car il mémorisera - jusqu'à un certain point - les échanges et la relation avec les différents candidats.

En équipe, toutes les données de vos candidats doivent être accessibles à tout moment. Les recruteurs doivent connaître le statut de chaque relation, si des collègues ont déjà parlé à un candidat, etc.

Avec un CRM de recrutement, il est possible de partager des notes, de suivre les candidats, de développer et d'entretenir des candidats-prospects et de documenter l'activité de manière collaborative et transparente dans toute l'organisation.

4 - Avez-vous des profils difficiles à sourcer ?

Clairement, certains profils sont nettement plus difficiles à recruter que d'autres.

Si par exemple vous êtes à la recherche de développeurs en application mobile, vous aurez nettement plus de chances d'attirer leur attention en mettant en place un pipeline efficace de candidats, qu'en postant une annonce sur un jobboard (à moins d'avoir une marque employeur extraordinairement attractive).

C'est là que le CRM de recrutement revêt tout son intérêt : son rôle consiste précisément à améliorer le recrutement de profils ciblés, tandis que l'ATS se contente de gérer les candidatures directes. 

Sans le bon outil, vous aurez du mal à trouver le candidat qu'il vous manque

5 - Perdez-vous beaucoup de temps en processus et en workflows ?

Sans outil adapté, le sourcing et le recrutement deviennent rapidement de longues et ennuyeuses heures de saisie de données.

"Astucieusement", on demande le plus souvent au candidat lui-même de s'acquitter de cette tâche ingrate, en pariant du même coup que cela permettra de sélectionner "les plus motivés" - comme expliqué précédemment.

Ce mode de pensée est, répétons-le, parfaitement obsolète et surtout contre-productif.

Le plus simple est de lever la contrainte pour tout le monde et de vous assurer une bonne collecte et un bon transfert de données avec un système conçu pour cela.

6 - Avez-vous un grand nombre de profils candidats dans votre ATS ?

En tout, combien de personnes ont postulé à un poste dans votre entreprise ? Des milliers ? Davantage ? La base de données de votre ATS doit être énorme !

Sachez que la majeure partie des données que vous avez collectées sont tout à fait inutilisables. Le pire, c'est qu'il pourrait y avoir des centaines de profils parfaitement valables pour vos postes à pourvoir mais, avec des informations inexactes, vous ne le saurez jamais.

Avec un CRM, vous pouvez maintenir à jour vos informations en profitant des retombées de votre nurturing ou en utilisant astucieusement l'envoi d'emails automatisés.

7 - Participez-vous souvent à des salons pour l'emploi ou lancez-vous de grandes campagnes de communication en ligne ?

Les salons sont souvent d'excellents moyens de rencontrer de futurs candidats tout en promouvant votre marque employeur. Le problème, c'est que ça coûte très cher et qu'il est assez compliqué de mesurer le ROI de telles actions. Quant aux campagnes de communication, elles ont de plus en plus tendance à se noyer dans la masse, pour des coûts également exorbitants.

L'avantage des campagnes entrantes, de type Inbound Recruiting, est de pouvoir alimenter en continu votre CRM de recrutement avec des informations de contact fraîches, en flux continu, au lieu de données récoltées ponctuellement. Le traitement ultérieur en sera facilité.

Pensez-vous que le CRM de recrutement est une priorité pour un recruteur ou, au contraire, estimez-vous qu'un ATS est suffisant ? Dites-le nous dans les commentaires !

(Source : Beamery)